AQAcert es una Entidad de Certificación Independiente, la actividad que AQAcert desarrolla se rige por los principios generales de integridad, independencia, imparcialidad, confidencialidad y competencia técnica. El cumplimiento de estos principios garantiza la correcta prestación de los servicios ofrecidos por AQAcert como entidad de Certificación, el cumplimiento de las normas que le son de aplicación y la satisfacción de sus Clientes.
AQAcert defiende los principios de independencia, no conflicto de intereses y confidencialidad que presiden todas las intervenciones del personal de AQAcert y de sus colaboradores.
AQAcert realiza y decide todas las certificaciones de los sistemas de gestión de sus Clientes. Ninguna otra entidad tiene competencia ni autorización para realizar estas tareas y cualquier consulta, solicitud de presupuesto, oferta, intervención, etc., debe ser dirigida exclusivamente a AQAcert, quien actuará en consecuencia.
AQAcert no dispone de otras sociedades, y actúa con honestidad, de forma completamente independiente.
AQAcert no realiza ninguna actividad que no esté relacionada con la certificación. Ninguna Sociedad distinta de AQAcert ni sus colaboradores utilizarán en sus ofertas y en su publicidad, escrita u oral, referencias a AQAcert que puedan inducir a un Cliente a creer que su certificación será más fácil de conseguir.
AQAcert, como entidad, no realiza actividades diferentes a la certificación y verificación. En particular, no realiza actividades de consultoría o asesoría para la implantación de los requisitos de las normas y estándares que certifica, ni realiza actividades de formación. La posible participación en labores formativas, deberán estar siempre abiertas al público en general, debe ser evaluada y autorizada por su Director.
La defensa de la independencia, imparcialidad e integridad de sus actuaciones es uno de los objetivos de AQAcert. Para alcanzar su objetivo, emplea cuantos medios económicos, técnicos y humanos sean necesarios, mediante la implantación de mecanismos de control de sus actividades y de los riesgos relacionados con las mismas, el establecimiento de criterios de actuación y la implantación de medidas preventivas y correctoras ante eventuales desviaciones.
Todo el personal y los subcontratistas de AQAcert deben carecer de intereses comerciales en los servicios que se certifiquen. AQAcert controla el cumplimiento de los servicios para evitar que acciones personales de sus empleados o subcontratistas pongan en entredicho su calidad y por ello condicione el rigor de sus actividades.
La actividad de todo el personal de AQAcert y, en particular, del personal auditor y evaluador es crucial para preservar la independencia, imparcialidad e integridad. Por ello todo el personal, previo al inicio de su relación contractual (ya sea por incorporación a su plantilla o por la firma de acuerdos para la prestación de servicios de auditoria o evaluación), se compromete a la salvaguarda de estos principios mediante la firma de un Compromiso de Confidencialidad y No Conflicto de Intereses y del Código Ético de la Sociedad. Estas firmas obligan a que todo el personal, propio o subcontratado, que detecte indicios de la existencia de un posible conflicto con estos principios, a informar detalladamente a sus superiores. Éstos se asegurarán de que se hacen las averiguaciones necesarias y de que se toman las medidas oportunas analizando la existencia real de un conflicto y, en caso de comprobar que el mismo existe, como norma general, sustituyendo a la persona afectada para la realización de esa labor.
Además de esta medida de control general, AQAcert establece otra medida de control específica para cada empresa a auditar o evaluar, consistente en la confirmación de la ausencia de conflicto de intereses por sus auditores y verificadores, previamente a la realización de cada auditoria y/o evaluación, a través de un documento interno.
Las situaciones que más comúnmente pueden representar un conflicto de intereses para un auditor se plantean ante la existencia de:
- Relación laboral previa con la entidad a auditar.
- Intereses o compromisos financieros con la entidad a auditar.
- Contacto directo o relación con personas de la organización a auditar.
- Trabajos de consultoría realizados con antelación por el auditor para la entidad a auditar.
Además de estas situaciones, pueden plantearse otras en las que un auditor se encuentre involuntariamente en una postura que puede perjudicar a su independencia y, por tanto, poner en cuestión su imparcialidad e integridad. AQAcert insta a todos sus auditores a consultar con sus superiores aquellas situaciones en las que tenga dudas al respecto de su posible conflicto de intereses. "Aunque con menor frecuencia, estas situaciones de conflicto de intereses pueden aparecer en el caso de personal de AQAcert no auditor que, de alguna manera, intervenga en el proceso de certificación, incluyendo los miembros de sus Comités de Certificación. Es por ello que las firmas del Compromiso de Confidencialidad y No Conflicto de Intereses y del Código Ético se hace extensiva a todo el personal de AQAcert con influencia en el proceso de certificación."
El personal directivo de AQAcert tiene dedicación completa durante todo el horario de trabajo y debe comunicar al Consejo de Administración de la Sociedad cualquiera de las siguientes situaciones:
- Relación, ya sea económica, laboral o afectiva, tanto en el presente como en el pasado, con clientes de AQAcert.
- Participación económica en empresas de la competencia.
- Participación en Comités Técnicos de empresas de la competencia.
- Propuestas realizadas por la Administración Pública y Organismos Reguladores para su participación en cualesquiera tareas.
